メールの自動データベース化
メールフォームから送信されたメールはただ受信するだけでなく、商品や資料を送付するとか集計するなど何らかの利用目的があるはずです。
しかし、通常のメーラーで受信しただけでは情報としての利用価値は低く、データベースや集計するためのソフトウェア等に情報を移さないと利用することができません。
ただ、情報をコピー＆ペーストで移すのでは効率が悪すぎます。
メールの件数が多い場合は、時間もかかりますし、ミスもおきやすくなります。
さらに、人的作業となりますから、時間がかかる分だけ人件費もかかります。
商品等の発送業務を行う場合などは、当日処理できる件数も限れらてきてしまいます。
つまり、誰が考えても、デジタル情報として届いているメールをわざわざコピー＆ペーストというきわめてアナログな作業を行い、時間とコストをかけてミスの発生率を高めるのは矛盾しているのです。
これを解決するには、通常のメールのやり取りで使用しているメーラーで受信するのではなく、
メールを受信してコピー＆ペーストが終わった状態まで自動で行ってくれるソフトウェアを利用すれば良い訳です。
もちろん、Webデータベースを用意してフォームからの情報をメールとしてではなく直接データベースに出力する方法も考えられますが、コストや誰でもできる手軽さから行ったらソフトウェアを利用する方が簡単です。
BitplusPRO（ビットプラスプロ）は、定型のメールであればほとんどのメールをコピー＆ペースト後の状態にしてくれる便利なソフトウェアでAccess、SQL Server、Oracle、Excelに対応しています。
そして、なんといっても最大の特徴は、メール受信が終了した時点で、データベース等に情報が出力されていますので、情報をすぐに利用できることです。
商品を発送する場合で考えれば、即日発送できる件数が確実に増えますし、発送ミス等もなくなります。
アンケートなども入力作業を待つ必要がありませんので、集計をすぐに行うことができ、結果をすぐに利用することができるのです。
もちろん人的作業がなくなりますので、コピー＆ペーストや入力作業で必要だった人件費もゼロになるわけです。
もし仮に、コピー＆ペーストの作業に毎日一人従事しているとすれば、時給1000円としても年間で200万円ほどのコスト削減を実現できるのです。
BitplusPROについての詳細は、下記のURLをご覧いただければと思いますが、ダウンロードして無料で試用することができますので、是非この便利さを経験してみてはいかがでしょうか。
