メールの自動返信

お問合せや注文などでホームページに用意されたフォームに氏名やメールアドレスを入力して送信したことがあると思います。多くの場合、その直後に確かに受け付けましたというようなメールが戻ってきたと思いますが今回はその話です。

もちろんこの返信は、人がやっているわけではありません。24時間メールが届くのを待っていて、届き次第返信する作業を人間がやっていたのでは、効率が悪すぎます。

サーバーに届いた情報は、「フォームメールの仕組み」で説明したようにプログラムによってメールとして送信されるわけですが、基本的にはそれと同じ方法でフォームに入力されたメールアドレスあてのメールを生成し送信するわけです。

つまり、受け取った情報をあなたの会社のメールアドレスとお客様のメールアドレスの2箇所にそれぞれメールとして送信する処理をプログラムが行っているだけなのです。

「受付番号の自動取得」で説明したように番号を取得するようにすれば、受付番号をお客様にお知らせすることができますので、銀行振込みの際や問い合わせなどもその番号で管理することができますし、すぐに受付が確認されたメールが届くことで安心感もあります。

また、サーバー内のプログラムでメールを生成するわけですから、メールの件名や本文中に受付番号を入れるだけでなく、フォームに入力された情報を確認のために本文に入れたり、文章自体を何パターンか作成しておいて使い分けることも簡単です。

控えのメールをもう一箇所別のメールアドレスにレイアウトを変更して送信するようにすることも簡単ですので、使い道はいろいろです。

ただ、自動返信メールはあくまで受付確認などのために使用すべきで、個別に作成したメールの補助的な利用をお薦めします。