メールフォームを考える

メールフォームは、サイト閲覧者からの連絡を受け付けるための重要な窓口であり、ほとんどの企業サイトに利用されています。にもかかわらずメールフォームに神経を使っているサイトは非常に少なく、意外といい加減なものが使われているというのが現状です。
メールフォームとその処理について十分に検討して独自に用意したのではなく、フリーで公開されているフォームとCGIを少し改良して流用している企業がかなりあるようです。

本サイトでは、サイト閲覧者からの連絡を受け付けるための重要な窓口であるメールフォームをどうすべきなのかを徹底的に検討、研究してみたいと思います。

メールフォームのメリット

メールフォームは、企業サイトであれば必ずといって良いほど利用されています。
メールフォームを利用することで、受信側で必要な情報が網羅されたメールを定型で受信することができるためです。

サイトの閲覧者からの連絡を受け付ける方法は、メールフォームを利用しなくても通常のメール、電話、FAXなどがありますが、どの方法も一長一短がありベストな方法とはいえません。
通常のメールでは受信側が必要とする情報が不十分なことが多く、電話では回線やオペレータの確保などコストも馬鹿になりません。FAXの場合は後々の情報管理という点で厄介で、メールフォームを利用した定型メールにはかなわないのです。

それに対してメールフォームを利用すれば、次のようなメリットを得ることが出来るのです。

メールアドレスを非公開にできる
必要な情報を得ることができる
入力ミスや不足をチェックできる
自動返信で受付完了やお礼のメールを送信できる
SPAMメールを防止しやすい

このようなメリットがあるので、企業サイトに次のようなメールフォームは必ずといっていいほど利用されています。

問合せフォーム
注文フォーム
資料請求フォーム
サポートフォーム

一つのサイトにいくつものメールフォームを用意している場合も少ないないと思います。
ということで、これから最強のメールフォームについて研究していきましょう。

メールフォームから受信したメールの情報管理については、意外と考えられていないことが多く、通常のメーラーで受信している場合も多いようです。

しかし、メールフォームからのメールをOutlookなど通常メールの送受信で使用しているメーラーで受信しているとしたら情報を有効に活用しているとは言えません。

問い合わせフォームなどであれば、受信したメールに回答を入力して返信するだけでも済むかもしれませんが、注文フォームや資料請求フォームでは製品や資料の送付が必要になりますので、宛名レベルの印刷や顧客管理のためにExcelやAccessなどの情報を管理するためのソフトウェアに情報を移す必要があるからです。

そして、実はこの情報を移す作業（コピー＆ペースト等）が時間がかかったり、間違いが生じたりするなど,、情報の流れのボトルネックになっている場合が多いのです。

つまり、何か特別な理由でアナログ処理する必要性がある場合を除いて、全てデジタル処理にすることが出来れば問題は解決するわけで、そのためのソフトウェアが、BitplusPRO（ビットプラスプロ）というものです。

BitplusPROは、Outlookなどの通常のメーラーに代わってメールを受信する特殊機能メーラーで、受信したメールをExcel・Access・SQL Server・Oracleにダイレクトに出力することができる優れものです。

このソフトを利用すればアナログで行っていた作業（コピー＆ペースト）は全てBitplusPROが自動的に処理してくれますので、メール受信完了と同時にデータベースに必要な情報が入力済みの状態になるのです。